발행한 시험보고서의 정정과 대체

파일을 고쳐 다시 보내면 되지 않을까요

가상의 업무 예시입니다. 시험보고서 발행 후 시간대 변환 오류가 발견됐습니다. 분석자는 표의 시각을 수정해 같은 파일명으로 다시 보내려 합니다. 그러나 의뢰인은 이미 기존 보고서를 다른 관계자에게 제공한 상태였습니다.

내부 파일을 고치는 것만으로 외부에 배포된 결과물이 바뀌지는 않습니다. 어떤 보고서가 유효한지, 무엇이 달라졌는지를 수신자가 이해할 수 있어야 합니다.

수정 내용보다 영향을 먼저 평가합니다

오류가 표기상 문제인지, 사건의 시간 순서나 결론에 영향을 주는지 확인합니다. 동일한 처리 방식으로 작성한 다른 결과에도 영향이 있는지 검토하고, 필요한 재분석과 기술검토를 수행합니다.

ISO/IEC 17025:2017의 7.8.8항은 보고서의 수정·재발행과 대체 보고서의 식별을 다룹니다. 전체를 새로 발행해 대체하는 경우에는 고유하게 식별하고 대체 대상인 원래 보고서를 명확히 참조해야 합니다. NATA 공식 평가표에서도 관련 요구사항을 확인할 수 있습니다. 이는 표준 적용에 관한 근거이며 모든 민간 조사보고서의 법적 정정 절차를 뜻하지는 않습니다.

정정문·보완문서를 발행하는 경우와 전체 대체본을 발행하는 경우를 구분해 적용 절차를 정합니다. 실무적으로는 변경 항목과 결론에 미치는 영향을 안내하면 수신자의 오해를 줄일 수 있습니다.

실무에서 확인할 사항

• 오류 내용과 결과·해석·결론에 미치는 영향
• 재분석·재검토와 발행 승인 기록
• 기존 보고서와 정정·대체 문서의 식별 관계
• 제공 대상과 정정 안내·전달 기록
• 다른 보고서에 대한 영향평가와 재발 방지

추가 자료를 새로 분석한 경우에는 기존 오류의 정정인지 업무 범위의 추가인지 구분합니다. 의뢰인이 원하는 결론에 맞추기 위한 변경이 되지 않도록 근거와 판단 과정을 남겨야 합니다.

기존 발행본은 이력을 확인할 수 있도록 보존하면서 현행본과 혼동되지 않게 관리합니다. 재전달 사실만으로 외부의 모든 구본이 회수됐다고 보장할 수 없으므로 전달 범위와 확인 결과도 기록합니다.

출처

• NATA 공식 평가표 7.8.8항