비인가 AI 사용 관리
승인되지 않은 AI 사용을 파악하고 업무 목적, 입력 자료와 결과 활용에 따라 허용 범위를 정합니다.
개인 계정에 올라간 업무 문서
한 부서에서 긴 문서를 빨리 요약하려고 개인 계정의 AI에 파일을 통째로 올렸습니다. 사용자는 편리한 기능을 쓴 것뿐이지만, 조직은 어떤 자료가 외부로 전달되었는지 알기 어려웠습니다.
비인가 AI는 별도 챗봇만을 뜻하지 않습니다. 문서 도구, 브라우저 확장, 회의 서비스에 추가된 기능도 관리 범위에 들어올 수 있습니다.
서비스 이름만으로 정하지 않습니다
저는 서비스, 계정 유형, 입력 데이터, 사용 목적을 함께 봅니다. 같은 서비스라도 계약과 설정에 따라 데이터 처리 조건이 다를 수 있습니다. 공개 자료의 문장 정리와 내부 조사자료 분석을 같은 수준으로 허용하기는 어렵고, 무료·유료 여부만으로 안전성을 구분하지도 않습니다. "학습에 사용하지 않는다"는 조건도 보관, 관리자 접근, 외부 처리 문제를 모두 설명하지는 않으므로 필요한 처리 조건을 각각 확인합니다.
파악과 대안 제공
사용 현황은 담당자 설명, 도입 목록, 적법하게 운영하는 보안 관리 자료 등으로 확인할 수 있습니다. 현황 파악을 이유로 개인 계정의 내용까지 무제한으로 열람하는 방식은 적절하지 않습니다. 사용 목적을 함께 확인해야 대안을 마련할 수 있고, 대안 없이 금지된 도구가 하던 업무를 수행할 방법이 없으면 사용이 다른 곳으로 이동합니다.
이미 사용한 자료의 처리
입력 범위와 공유 상태, 서비스의 삭제·보관 조건을 확인합니다. 이후 판단에 필요한 정보를 확보하면서 추가 입력과 노출을 제한합니다. 승인 목록에는 서비스 이름만 적기보다 허용 데이터와 업무 범위를 붙여, 사용자가 자신의 작업이 그 범위에 드는지 판단할 수 있게 합니다.
정리
정리하면, 비인가 AI는 이름이 아니라 입력 자료와 사용 목적으로 판단합니다. 현황을 과도한 열람 없이 파악하고 대안을 함께 제시해야, 금지가 사용을 음지로 옮기지 않습니다.
