제보 접수부터 조사 결과 보고까지, 공익신고자 보호법이 회사에 요구하는 것

고객 개인정보를 업무와 무관하게 조회하는 직원이 있다는 제보가 윤리경영 담당 부서에 들어왔다고 가정해 보겠습니다. 담당자는 사실을 확인하려고 해당 부서장에게 특정 기간의 조회 기록을 요청합니다. 요청 메일에는 제보에 적힌 기간과 대상 고객군이 그대로 들어갑니다.

부서장은 그 기간에 그 고객군을 다룬 직원이 몇 명인지 압니다. 담당자는 제보자 이름을 한 번도 쓰지 않았지만 부서장은 제보자가 누구인지 짐작할 수 있게 됩니다.

제보자 보호는 접수 창구를 익명으로 만드는 것으로 끝나지 않습니다. 조사가 진행되는 동안에도 같은 의무가 이어집니다.

회사에 한 신고도 공익신고가 될 수 있습니다

공익신고자 보호법 제6조는 공익신고를 받을 수 있는 곳으로 행정기관·수사기관·국민권익위원회와 함께 공익침해행위를 하는 사람이나 기업 등의 대표자 또는 사용자를 정하고 있습니다. 공익침해행위는 법 별표에 열거된 법률을 위반해 벌칙이나 행정처분 대상이 되는 행위를 말합니다(제2조). 이런 행위를 회사에 신고했다면 사내 창구로 들어온 제보도 공익신고에 해당할 수 있습니다.

이때 회사가 확인할 조항은 두 가지입니다. 제12조는 누구든지 공익신고자라는 사정을 알면서 그의 인적사항이나 신고자임을 미루어 알 수 있는 사실을 다른 사람에게 알려주거나 공개해서는 안 된다고 정합니다. 제15조는 신고를 이유로 한 불이익조치와 신고 방해를 금지합니다.

눈여겨볼 표현은 '미루어 알 수 있는 사실'입니다. 이름을 밝히지 않았더라도 앞의 사례처럼 다른 정보로 신고자를 특정할 수 있게 했다면 이 조항이 문제 될 수 있습니다.

제8조의2의 비실명 대리신고는 성격이 다릅니다. 변호사가 신고자 대신 신고하고 신고자 인적사항은 봉인해 보관하는 제도인데 국민권익위원회에 하는 신고에 적용됩니다. 회사 창구에서 익명을 어떻게 보장할지는 회사가 운영으로 정해야 합니다.

조사 과정에서 제보자 신원이 드러나는 네 가지 경로

익명 제보를 받은 담당자들이 자주 묻는 것은 조사를 어디서부터 시작해야 하느냐입니다. 조사 계획을 세울 때 아래 경로를 먼저 점검하면 신원 노출 위험을 줄일 수 있습니다.

1. 자료 요청의 범위와 문구

제보에 적힌 기간·대상·건수를 그대로 옮겨 자료를 요청하면 요청을 받은 쪽이 제보 내용을 역으로 알게 됩니다. 요청 범위를 제보보다 넓게 잡거나 정기 점검 일정에 맞춰 요청하는 방식이 쓰입니다. 시스템 접속 기록처럼 조사팀이 직접 확보할 수 있는 자료는 현업 부서를 거치지 않고 확보합니다.

2. 제보에 첨부된 파일

제보자가 보낸 문서 파일의 속성에는 작성자나 마지막으로 수정한 사람의 계정명이 남아 있을 수 있습니다. 화면 캡처에는 로그인한 계정이 보이기도 합니다. 원본 파일은 증거로 보존하고 피신고자 면담이나 관련 부서 확인에는 필요한 내용만 발췌해 씁니다.

3. 접수 기록과 조사 기록의 열람 권한

제보 접수 내용, 제보자와 주고받은 메시지, 조사 보고서 초안을 볼 수 있는 사람을 미리 정해 둡니다. 조사 보고서에는 제보자 정보 없이 확인된 사실과 그 근거 기록만 적습니다.

4. 면담 순서와 질문

제보자만 알 수 있는 세부 내용을 질문에 넣으면 피면담자가 출처를 짐작합니다. 면담 질문은 기록으로 확인된 사실을 기준으로 구성합니다.

네 경로에는 공통된 원칙이 있습니다. 제보 내용은 어디를 조사할지 정하는 데 쓰고 사실 확인은 시스템과 PC에 남은 기록으로 합니다.

외부 제보채널은 어느 부분을 맡나

외부 제보채널은 접수 창구를 회사 시스템 밖에 두는 방식입니다. 회사 메일이나 사내 게시판으로 접수하면 발신 계정과 접속 기록이 회사 시스템에 남습니다. 외부 채널을 쓰면 접수 단계의 이런 정보가 회사 내부 시스템에 남지 않도록 운영할 수 있고 익명 상태로 추가 질문을 주고받을 수 있습니다. 접수 시각과 처리 경과도 기록으로 남습니다.

외부 채널이 맡는 범위는 접수와 소통까지입니다. 앞에서 본 네 가지 경로는 모두 조사 단계에서 생기므로 회사 조사팀이 관리합니다. 신고 이후 제보자에 대한 인사 조치가 있다면 그 조치가 신고와 무관한 사유로 이루어졌다는 점을 설명할 기록도 회사가 남겨야 합니다.

제보를 접수한 뒤 조사에 착수하기 전 아래 사항을 확인합니다.

• 제보 내용이 법에서 정한 공익침해행위에 해당할 여지가 있는지
• 자료 요청 범위와 문구에서 제보 내용이 역으로 드러나지 않는지
• 제보 첨부파일 원본을 보존하고 면담에 쓸 발췌본을 따로 만들었는지
• 접수·조사 기록을 열람할 수 있는 사람이 정해져 있는지
• 제보자에 대한 인사 조치가 예정되어 있다면 그 사유와 근거 기록이 있는지

공익신고자 보호법의 비밀보장 의무는 사내 창구로 들어온 신고에도 적용될 수 있습니다. 보호 대상에는 인적사항뿐 아니라 신고자를 미루어 알 수 있는 사실도 포함됩니다. 외부 제보채널은 접수 단계에서 신원 정보가 남는 일을 줄여 줍니다. 조사 단계에서는 자료 요청·첨부파일·열람 권한·면담 질문을 회사가 직접 점검해야 합니다.

HM ADFS는 외부제보채널 ListenTips를 제공하며 접수된 제보는 정보유출 조사와 디지털 포렌식 서비스로 이어 기록을 근거로 사실관계를 확인합니다. 서비스 안내는 www.hmadfs.com에 있습니다.

출처

• 공익신고자 보호법 제2조(정의), 제6조(공익신고), 제8조의2(비실명 대리신고), 제12조(공익신고자등의 비밀보장 의무), 제15조(불이익조치 등의 금지): 국가법령정보센터 www.law.go.kr
• 국민권익위원회 공익신고 안내: www.acrc.go.kr

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