제보가 들어오기 전에 데이터에서 부정 징후를 확인하려면

내년 감사 계획을 세우는 회의에서 올해 처리한 부정 사안을 돌아보면 공통점이 하나 있습니다. 시작이 전부 제보였다는 점입니다. 거래처 직원의 전화, 퇴직자의 투서, 우연히 눈에 띈 계좌번호. 제보가 없었다면 감사팀이 먼저 알아챘을 사안은 몇 건이나 되었을지 묻게 됩니다.

제보는 부정이 상당 기간 이어진 뒤에 들어옵니다. 그 사이에 회사가 이미 보유하고 있던 것은 회계 시스템의 거래 내역, 전자결재 기록, 거래처 기준 정보 같은 데이터입니다. 이 데이터를 정해진 방식으로 대조하면 설명이 필요한 패턴이 제보보다 먼저 드러나는 경우가 있습니다. 이 글은 그 대조 항목을 다룹니다.

데이터가 찾는 것은 부정이 아니라 설명이 필요한 패턴입니다

감사 계획 회의에서 자주 나오는 반론이 있습니다. 데이터로 부정을 잡아낼 수 있다면 회계법인 감사에서 왜 나오지 않느냐는 질문입니다. 답은 목적이 다르다는 데 있습니다. 회계감사는 재무제표가 전체로서 맞게 작성되었는지 확인하는 절차입니다. 개별 거래의 정당성을 하나하나 따지는 절차가 아닙니다.

부정 징후 분석은 반대 방향에서 접근합니다. 금액이 작아도 반복되는 패턴, 규정 안에 있지만 평소와 다른 승인 경로, 서로 다른 시스템의 기록이 어긋나는 지점을 찾습니다. 여기서 나오는 결과는 어디까지나 징후입니다. 사업상 이유가 있는 편중도 흔하고 시스템 설정 때문에 생기는 중복도 있습니다. 징후는 어느 거래를 들여다볼지 정하는 재료이지 그 자체로 부정의 근거가 되지 않습니다.

이미 가진 데이터로 대조해 볼 다섯 항목

1. 거래처 기준 정보와 임직원 정보의 겹침

거래처 마스터에 등록된 계좌번호, 주소, 전화번호, 대표자명을 임직원 인사 정보와 대조합니다. 겹치는 항목이 나오면 그 거래처와의 거래 시작 시점과 등록 승인자를 함께 봅니다. 거래처 등록 직후 첫 거래가 발생한 경우, 계좌번호가 자주 바뀐 거래처, 법인 등기상 설립일이 거래 개시 직전인 곳도 같은 항목에서 걸러집니다. 사업자 상태나 등기 정보처럼 회사 밖에서 확인되는 자료는 내부 데이터와 달리 담당자가 손댈 수 없다는 점에서 대조 가치가 큽니다.

2. 금액과 시점의 편중

전결 한도 바로 아래 금액이 같은 거래처에 반복되는지 봅니다. 한 건이면 한도를 넘겼을 거래가 여러 건으로 나뉘어 있을 가능성을 살피는 항목입니다. 결산기 말이나 휴일, 야간에 승인된 건, 특정 결재자가 재직한 기간에만 몰려 있는 거래처도 같은 방식으로 추립니다. 이 항목에는 정상 거래도 많이 추려집니다. 추려진 건수보다 추려진 건이 어느 거래처, 어느 결재자에게 집중되는지가 중요합니다.

3. 승인 경로의 생략과 집중

전자결재 기록에서 기안자와 최종 승인자가 같은 건, 중간 검토가 생략된 건, 대리 결재로 처리된 건을 추립니다. 거래처 등록과 대금 지급 승인을 한 사람이 모두 처리한 조합도 이 항목입니다. 다만 결재 기록에 남는 것은 계정입니다. 공용 계정이나 대리 결재가 관행이던 부서라면 기록상 이름과 실제 행위자가 다를 수 있으므로 이 단계에서 사람을 특정하지 않습니다.

4. 중복과 반복 지급

같은 거래처에 같은 금액이 짧은 간격으로 두 번 지급된 건, 증빙 번호가 같은데 전표가 둘인 건, 끝자리가 0으로 떨어지는 금액이 유난히 많은 거래처를 봅니다. 시스템 오류나 담당자 실수로 생긴 중복도 많아 이 항목만으로는 의미가 약합니다. 1번이나 3번 항목에도 함께 오른 거래처가 있는지 확인해야 검토 우선순위가 정해집니다.

5. 시스템 간 기록의 불일치

회계 시스템 밖의 기록과 대조하는 항목입니다. 재고 시스템의 입출고와 회계 장부의 매입·매출, 출입 기록과 야근수당 청구, 법인카드 사용 장소와 출장 신청 내역이 대표적입니다. 한 시스템 안에서는 정상인 기록이 다른 시스템과 맞춰 보면 어긋나는 경우가 있습니다. 대조 전에 시스템마다 시각 기준이 다를 수 있다는 점은 감안해야 합니다.

징후가 나왔을 때 처음 할 일

다섯 항목을 돌리면 목록이 나옵니다. 여기서 순서가 중요합니다. 목록에 오른 담당자를 바로 불러 묻는 것은 피해야 합니다. 대부분은 정상 거래입니다. 정상이 아닌 소수의 건은 면담이 먼저 이루어지는 순간 이후에 확보할 기록의 상태를 다투게 됩니다.

먼저 업무 사유를 문서로 대조합니다. 계약서, 발주 요청, 부서의 예산 계획처럼 이미 존재하는 문서와 맞춰 보면 상당수는 설명이 붙습니다. 설명이 붙지 않는 건이 남으면 그 건과 관련된 결재 기록, 시스템 변경 이력, 거래처 자료를 원본 상태로 확보합니다. 시스템 기록에는 보관 기간이 있어 대조 시점에 남아 있던 기록이 몇 달 뒤에는 없을 수 있습니다.

이 지점부터는 정기 점검이 아니라 조사입니다. 업무용 PC와 메일, 회사 밖 공개 정보까지 범위를 넓히는 절차는 별도의 판단과 준비가 필요합니다. 정기 점검의 역할은 어느 거래를 조사 대상으로 올릴지 근거를 남기는 데까지입니다.

점검을 시작하기 전에 확인해 둘 것

다섯 항목은 데이터가 있어야 돌아갑니다. 거래처 기준 정보의 변경 이력이 남는지, 전자결재 기록에 대리 결재 여부가 표시되는지, 출입 기록과 법인카드 내역을 감사팀이 받아볼 수 있는지를 먼저 확인합니다. 없는 데이터는 이번 점검에서 빼고 항목을 줄여 시작하는 편이 낫습니다.

점검 주기와 기준값은 처음부터 정해 두고 결과가 쌓이면 조정합니다. 첫 회차에서는 정상 거래가 많이 추려집니다. 그 결과를 버리지 않고 어떤 사유로 정상으로 확인되었는지 기록해 두면 다음 회차의 기준이 됩니다. 제보가 들어오기 전에 확인할 수 있는 범위는 이렇게 회차를 거듭하며 넓어집니다.

※ 해당 게시물은 생성형 AI를 이용해 제작되었고, 전문가 검토 후 게시하였습니다.