재무실사에서 숫자는 맞는데 설명이 확인되지 않을 때

인수 검토가 실사 단계에 들어가면 회계법인이 최근 3개년 재무제표와 계정별 원장, 주요 계약서를 받아 검토합니다. 대부분의 항목은 이 자료로 확인됩니다. 남는 것은 숫자가 틀린 항목이 아닙니다. 숫자는 맞는데 그 숫자가 만들어진 경위가 매도인 측 설명으로만 남은 항목입니다.

특정 거래처 매출이 마지막 두 분기에 크게 늘었고, 그 배경을 묻는 질의에 "신규 영업 성과"라는 회신이 돌아온 경우가 여기에 해당합니다. 회신 내용이 사실일 수도 있습니다. 다만 회신만으로는 확인이 끝나지 않습니다.

장부에 남지 않는 합의가 있습니다

계약서철에 들어가지 않는 조건이 있습니다. 반품이나 재구매를 전제로 한 구두 약정, 정식 계약서와 별도로 오간 조건 변경, 대금 지급 시기를 사후에 조정한 합의 같은 것들입니다. 이런 내용은 결재 문서나 담당자 사이의 메일, 사내 메신저에 남아 있는 경우가 있습니다.

여기서 구분이 필요합니다. 메일에 조건을 논의한 내용이 남아 있다는 사실과, 그 조건으로 합의가 성립했다는 사실은 다릅니다. 논의만 하고 실제로는 원래 계약대로 진행된 사례도 있습니다. 메일에서 확인된 내용은 관련 계약서와 실제 대금 지급 기록을 함께 봐야 판단할 수 있습니다.

업무 기록은 장부를 대체하는 자료가 아닙니다. 장부에 적힌 숫자와 매도인 설명 사이에 차이가 있는지 확인하는 데 씁니다.

실사 일정 안에서 확인하는 네 단계

실사 기간은 대개 몇 주 단위로 짧습니다. 순서를 정해 두지 않으면 자료를 다 받고 나서야 무엇이 부족한지 알게 됩니다.

1. 자료를 요청할 때 형식을 함께 지정합니다

같은 매출 자료라도 시스템에서 그대로 추출한 파일과 담당자가 항목을 골라 정리한 파일은 성격이 다릅니다. 추출 일시와 추출 조건이 함께 기록된 형태로 요청하면, 이후 대조에서 차이가 나는 이유를 좁힐 수 있습니다.

2. 제출 자료와 시스템 기록을 먼저 대조합니다

전표 건수와 계정별 합계를 시스템 기록과 맞춰 봅니다. 대부분은 일치합니다. 이 대조는 오류를 찾기 위한 것만은 아닙니다. 이후 확인할 구간을 좁히는 목적이 더 큽니다. 차이가 나는 구간이 나오면 그 구간의 거래부터 봅니다.

3. 설명으로만 답변된 항목을 목록으로 만듭니다

질의응답 과정에서 문서 근거 없이 구두나 서면 설명으로 답변된 항목을 따로 모읍니다. 매출의 실재성, 특수관계자와의 거래, 진행 중인 분쟁 가능성, 성격이 불분명한 지출이 자주 여기에 들어갑니다. 이 목록이 다음 단계의 범위가 됩니다.

4. 목록에 한정해 업무 기록 열람 범위를 정합니다

기간, 관련 부서, 담당자, 검색어를 한정해 요청합니다. 메일함 전체를 열어 달라는 요구는 매도인이 받아들이기 어렵고 받아들여진다 해도 검토에 걸리는 시간이 실사 일정을 넘깁니다. 범위를 좁히면 매도인 입장에서도 응하기가 수월해집니다.

열람 범위와 개인정보를 함께 정해야 하는 이유

실무에서 자주 받는 질문이 어디까지 열어 볼 수 있느냐입니다. 임직원의 메일함과 업무용 단말에는 거래 기록만 있는 것이 아닙니다. 인사 정보, 건강 관련 내용, 업무와 무관한 사적 대화가 함께 들어 있습니다. 실사 목적으로 받은 자료라 해도 이 부분까지 열람할 근거가 되지는 않습니다.

자료를 받기 전에 정해 둘 항목은 네 가지입니다. 열람 대상이 되는 최소 범위, 사내에서 거쳐야 하는 동의나 승인 절차, 자료를 열어 보는 장소와 접근 권한, 실사 종료 후 자료를 어떻게 처리할지입니다. 인수 구조에 따라 개인정보를 넘기는 절차 자체에 별도 요건이 붙기도 합니다. 법무 검토를 같은 시점에 시작해 두는 편이 낫습니다.

이 합의가 늦어지면 확인이 필요한 항목을 알고도 자료를 열지 못한 채 실사가 끝납니다.

실사가 끝난 뒤에 다시 확인하려면

업무 기록에는 보관 기한이 있습니다. 메일 서버의 자동 삭제 주기가 지나면 지워지고, 담당자가 퇴사하면 계정이 정리됩니다. 인수 후 시스템을 통합하거나 장비를 교체하는 과정에서 종전 기록이 남지 않는 경우도 있습니다.

표명보장 위반이나 손해배상 문제가 제기되는 시점은 대개 클로징 이후입니다. 그때 근거로 쓸 기록이 남아 있는지는 그 이전에 결정됩니다. 클로징 전에 통합 일정과 자료 보전 범위를 함께 확인해 두면, 나중에 확인이 필요해졌을 때 원본이 남아 있는 상태에서 시작할 수 있습니다.

실사에서 확인되는 것은 정리된 결과입니다. 그 결과가 만들어진 경위는 업무 기록에 남아 있고, 그 기록은 몇 달 뒤 사라지기도 합니다. 어떤 항목을 설명으로만 확인하고 넘어갔는지 실사 종료 시점에 정리해 두면, 이후 문제가 제기됐을 때 무엇을 다시 확인해야 하는지 판단할 수 있습니다.

HM ADFS는 기업 조사·감사 과정에서 디지털 기록을 수집하고 분석하는 업무를 2011년부터 수행해 왔습니다. 실사와 인수 후 감사 영역에서는 디지털 포렌식 서비스, IT 감사, KOLAS 공인 성적서 발행이 관련됩니다.

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※ 해당 게시물은 생성형 AI를 이용해 제작되었고, 전문가 검토 후 게시하였습니다.