지금 확보한 자료를 몇 달 뒤 법정에서 증거로 쓰려면

거래처가 계약 해지를 통보하면서 손해배상 청구를 검토하겠다고 알려 왔습니다. 법무팀은 관련 자료를 모아 달라고 요청합니다. 담당 부서는 계약서와 이메일, 회의 자료를 공유 폴더에 복사하기 시작합니다. 소송을 준비하는 회사에서 흔히 보는 장면입니다.

몇 달 뒤 재판에서 상대방이 이 파일들을 문제 삼는 경우가 있습니다. 언제 어떤 방식으로 확보한 자료인지, 원본과 같다는 사실을 무엇으로 설명할 수 있는지. 내용에 들어가기 전에 자료 자체의 신뢰성부터 다툼이 벌어집니다. 유리한 자료를 확보해 두고도 확보 과정을 설명하지 못해 증거 가치를 제대로 인정받지 못하는 일이 생깁니다.

기록마다 남아 있는 기한이 다릅니다

보전을 미루면 무엇이 사라지는지부터 볼 필요가 있습니다. 회사 시스템의 기록은 대부분 보존 기간이 정해져 있습니다. 서버 접속 이력이나 보안 장비 기록은 저장 공간 사정에 따라 오래된 것부터 자동으로 지워지는 방식이 흔합니다. 분쟁을 인지하고 지난해 기록을 찾으면 이미 없는 경우가 적지 않습니다.

장비 사정도 비슷합니다. 퇴직자가 쓰던 PC는 초기화해 다음 사람에게 지급되고 오래된 장비는 교체 일정에 따라 폐기됩니다. 관련 직원이 회사를 떠나면서 계정이 삭제되면 그 계정으로 쓰던 클라우드 문서함이 함께 정리되기도 합니다. 분쟁과 무관하게 돌아가는 일상 운영이 분쟁 관점에서는 증거가 지워지는 과정이 됩니다.

그래서 보전을 시작할 시점은 소장이 접수된 날이 아니라 분쟁이 예상되는 때입니다. 이 단계에서 할 일은 거창하지 않습니다. 관련 시스템의 자동 삭제를 멈추거나 보존 기간을 늘리고 관련 장비의 초기화와 폐기를 보류하는 정도입니다. 무엇을 분석할지는 그다음에 정해도 늦지 않습니다.

동일성과 무결성이라는 두 가지 요건

복사해 두었으니 되었다고 생각하는 담당자를 자주 만납니다. 법원이 디지털 자료를 증거로 볼 때는 내용과 함께 두 가지를 봅니다. 제출된 자료가 원본과 같은가(동일성), 확보한 뒤 변경되지 않았는가(무결성)입니다. 대법원도 저장매체에서 출력한 문건을 증거로 쓰려면 원본과의 동일성이 인정되어야 하고 확보한 때부터 출력할 때까지 변경되지 않았음이 담보되어야 한다고 판시했습니다. 형사재판에서 확립된 기준이지만 민사 분쟁에서도 상대방이 조작 가능성을 지적하면 같은 지점이 쟁점이 됩니다.

문제는 급한 상황에서 하는 일반적인 복사가 이 요건과 어긋나기 쉽다는 점입니다. 파일을 하나씩 열어 내용을 확인하고 폴더에 복사해 옮기는 동안 파일에 남는 시간 정보가 바뀝니다. 이런 상태로 제출하면 상대방이 확보 과정의 수정 가능성을 지적할 때 반박할 근거가 마땅치 않습니다.

실무의 방식은 반대입니다. 원본은 손대지 않고 보관하거나 저장매체 상태를 통째로 복제해 둡니다. 열람과 분석은 사본으로만 진행합니다. 확보 시점에는 해시값을 함께 기록합니다. 해시값은 파일 내용에서 계산되는 고유한 값으로 내용이 조금이라도 달라지면 값도 달라집니다. 확보할 때 계산한 값과 제출할 때의 값이 같으면 그 사이에 변경이 없었다는 설명이 가능합니다. 누가 언제 어떤 방식으로 확보했는지 과정을 기록으로 남기는 일까지가 한 묶음입니다.

상대방이 가진 기록은 어떻게 확보하나

여기까지는 회사가 가진 자료 이야기입니다. 분쟁에서 필요한 기록이 상대방이나 제3자에게 있는 경우도 있습니다. 상대 회사 시스템에 남은 접속 이력, 위탁 업체가 보관하는 작업 기록 같은 것들입니다. 남의 시스템에 있는 기록을 회사가 임의로 가져올 방법은 없습니다.

민사소송법은 이런 상황을 위한 증거보전 절차를 두고 있습니다. 미리 조사하지 않으면 그 증거를 사용하기 곤란한 사정이 있을 때 당사자의 신청에 따라 법원이 본안 소송에 앞서 증거조사를 해 두는 제도입니다. 소를 제기하기 전에도 신청할 수 있습니다. 시간이 지나면 지워지는 전자 기록의 특성상 상대방 쪽 기록의 멸실이 우려될 때 검토할 수 있는 수단입니다.

신청이 받아들여지려면 어떤 사실을 증명하려는지, 왜 미리 보전해야 하는지를 밝혀 소명해야 합니다. 요건 판단과 신청 서면은 법률 전문가와 진행할 영역입니다. 담당자의 몫은 그 재료를 준비하는 일입니다. 어떤 기록이 어느 시스템에 있는지, 보존 기간이 언제까지인지, 왜 사라질 우려가 있는지를 회사 쪽에서 구체적으로 정리해 둘수록 검토가 빨라집니다.

사내 보전은 범위를 정하는 데서 시작합니다

전 직원의 PC를 전부 복제해 둘 수는 없습니다. 분쟁 내용을 기준으로 사람과 기간, 시스템을 정하면 대상이 좁혀집니다.

사람: 해당 거래나 사안에 관여한 임직원, 그중 퇴직이 예정된 사람이 있는지

기간: 분쟁 대상 행위가 있었던 기간과 그 전후

시스템: 이메일, 전자결재, 업무 메신저, 파일 서버, 관련자 PC 가운데 어디에 기록이 남는지

범위가 정해지면 해당 시스템의 자동 삭제 중단과 보존 기간 연장을 요청하고 관련 장비는 초기화·폐기 일정에서 빼 둡니다. 임직원의 PC나 메일함이 대상에 들어가면 개인정보 문제가 함께 걸립니다. 업무용 장비에도 개인적인 기록이 남아 있는 경우가 많으므로 사내 규정에 근거가 있는지 확인하고 열람 범위를 분쟁 관련 자료로 한정해야 이후 절차에서 다툼이 줄어듭니다.

소송 여부가 정해지지 않았다는 이유로 보전을 미루는 회사가 많습니다. 순서를 바꿔 생각할 필요가 있습니다. 보전을 해 두면 소송과 합의, 내부 종결 가운데 어느 쪽으로 결론이 나든 판단의 근거가 남습니다. 소송을 하지 않기로 결정되면 보전한 자료는 정해 둔 기간이 지난 뒤 정리하면 됩니다. 보전 없이 소송이 시작되면 그때부터는 남아 있는 기록만으로 다퉈야 합니다.

HM ADFS는 분쟁 대응 과정에서 디지털 증거를 원본 그대로 수집하고 분석하는 디지털 포렌식 서비스를 제공합니다. 분석 결과는 KOLAS 공인 성적서로 발행할 수 있습니다.

www.hmadfs.com

참고한 제도·판례

민사소송법 제375조·제377조(증거보전), 국가법령정보센터(law.go.kr)

대법원 2007. 12. 13. 선고 2007도7257 판결

※ 해당 게시물은 생성형 AI를 이용해 제작되었고, 전문가 검토 후 게시하였습니다.